Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. L’entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données personnelles.
Conseil Dauficom : Avant toutes choses, Dauficom vous conseil de conserver vos documents le plus longtemps possible, une durée illimité serait le mieux.
Document civil et commercial
Un contrat ou une convention
Les contrats ou conventions conclu dans le cadre d’une relation commerciale ont une durée de conservation légal de 5 ans.
Une garantie
Les garanties pour les biens ou services fournis au consommateur sont conservables au minimum 2 ans.
Et un contrat conclu électroniquement
Les contrats conclus par voie électronique pour un montant à partir de 120€ ont une durée de conservation légal de 10 ans.
Attention : Ce délais commence à partir de la livraison ou de la prestation du bien ou service.
Les contrats d’acquisition et de cession (immobiliers et fonciers)
Pour les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers, leurs délais de conservation est fixé par la loi à 30 ans.
Texte de référence : Article 2227 du Code Civil
Les documents bancaires
Les documents bancaires, c’est à dire talon de chèque, relevé bancaire, etc… ont une durée de conservation légal de 5 ans.
Le transport de marchandises
Comme les documents bancaires ceux de transport de marchandises doivent être conservé 5 ans.
Attention : Les déclaration en douane sont conservables au minimum 3 ans.
Les police d’assurance
Ces dernières doivent être conservées 2 ans à partir de la résiliation du contrat.
Les documents relatifs à la propriété intellectuelle
Les documents relatifs à la propriété intellectuelle, c’est à dire dépôt de brevet, marque, dessin et modèle, etc… voient leurs délais de conservation être fixé par la loi à 5 ans à partir de la fin de la protection.
Les dossiers d’avocat
Ces dossiers d’avocat doivent être conservés 5 ans à partir de la fin du mandat.
Les pièces comptables
Les livres et registres comptable
Les livres et registres comptable, c’est à dire, livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc… sont conservables 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Les pièces justificatives
Les pièces justificatives, cela correspond aux bons de commandes, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc… doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Les documents fiscaux
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Ce délai commence à partir :
- De la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
- Ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Exemple : Les éléments concernant les revenus de 2020, déclarés en 2021, doivent être conservés jusqu’à fin 2026.
Pour l’impôt sur le revenu et sur les sociétés
Les documents relatifs à l’impôt sur le revenu et sur les sociétés sont conservable 6 ans au minimum.
Les BIC, BNC et BA en régime réel
Pour les Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel la durée de conservation reste la même c’est à dire 6 ans.
Pour les EIRL
Les impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) ont un délai de conservation minimal de 6 ans.
Pour les impôts directs locaux et les taxes sur le chiffre d’affaires
Les documents relatifs à l’impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) comme ceux sur les Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) ont une durée de conservation fixé par la loi de 6 ans.
Les CFE et CVAE
Enfin, les cotisations foncières des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) sont également conservable 6 ans.
Attention : Les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).
Pour en savoir plus : Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? – professionnels | service-public.fr (service-public.fr)
Les documents sociaux
Les statuts
En effet, les statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts). Le délai est fixé à 5 ans.
Attention : Ce délais commence à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS).
Texte de référence : Article 2224 du Code Civil
Les comptes annuels
Les comptes annuels, c’est à dire les bilans, comptes de résultat, annexes, etc… sont à conserver 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Les feuille de présence et pouvoirs
Pour les feuilles de présence et pouvoirs, ces dernières ont en effet, un délai de conservation sur les 3 derniers exercices.
Texte de référence : Article 2224 du Code Civil et L.235-9 du Code de Commerce
Les rapports
Les rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservé sur les 3 derniers exercices.
Ceux des commissaires aux comptes sont soumis à la même durée, les 3 derniers exercices.
Texte de référence : Article L.235-9 du Code de Commerce
Les autres documents
Les traités de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée), sont conservable au minimum 5 ans.
Pour les registres de titres nominatifs, registres des mouvements de titres, les ordres de mouvement, et les registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. Le délai de conservation sera de 5 ans à partir de la fin de leur utilisation.
Conseil Dauficom : Pour finir, Dauficom vous conseil de conserver vos documents le plus longtemps possible, une durée illimité serait le mieux.
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